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プライバシーポリシーとは個人情報やプライバシー情報の取り扱いを定めた指針のこと。日本語では「個人情報保護方針」などとも言われています。個人情報に敏感な昨今では、企業や店舗の公式サイトに掲載し、一般の方に対して公開するケースも多くなってきています。

苦情やクレームの対応に限らず、カスタマーサービスにおいては、お客様の個人情報やプライバシー情報を扱うことも多いでしょう。そのためお聞きしたお客様の情報をあらかじめどのように取り扱うかを定めておくことは非常に重要なことです。方針がしっかりと明示されていることが信頼へとつながります。

なお書き方において特定の決まりはありません。主な内容としては、取得する個人情報の利用目的や、管理方法、第三者への開示・提供の禁止、免責、改定、お問い合わせなどの項目があげられます。必要があれば専門家の知識を借り、正しく策定しておきましょう。